Como gestor de pedidos Kyte otimizou rotina de confeitaria

Capacidade de se reinventar é um dom que todo empreendedor deve ter para se manter por cima, mesmo diante de crises. 

Independentemente do cenário, existem momentos decisivos que exigem tomada de decisões importantes para definir o futuro da empresa.

Laisa Mendes e a mãe, Vera Mendes, proprietárias do ateliê de doces Vera Mendes Joias de Açúcar, sabem disso melhor do que ninguém. 

Especializada na confecção de doces finos e bolos personalizados para casamentos, a confeitaria teve que se adaptar durante a pandemia de Covid-19, já que eventos como esses foram cancelados. 

Foi um grande desafio para a família, que mantém o negócio desde 1993, localizado na cidade de São José dos Campos, no interior de São Paulo. 

Com tanto tempo de estrada, as proprietárias já estavam mais do que acostumadas a tomar decisões importantes, mas, assim como milhões de outros comerciantes pelo mundo, nada as preparou para o isolamento e o que ele causaria.

O começo de tudo

Vera é formada em Biologia e, no começo da década de 1990, estava em busca de um emprego para ajudar nas contas de casa, porém não obteve sucesso.

Foi então que, em 1993, começou a fazer doces, bolos e salgados para os vizinhos a fim de conseguir uma renda extra para complementar o orçamento da casa. Afinal, na época, o Brasil vivia os efeitos do período de recessão econômica.

“O problema é que os vizinhos não queriam pagar, queriam de graça. Aí meu pai falou ‘ou você coloca as crianças na creche e procura um trabalho ou vai começar a cobrar, não vai fazer mais de graça’”, lembra Laisa.

Com isso, Vera iniciou a carreira na área da culinária como professora de gastronomia e conquistou diversos alunos, incluindo a filha, Laisa. A família se apaixonou pelo ramo e criou a Vera Mendes Joias de Açúcar.

A empreitada foi um sucesso e, um tempo depois, as sócias decidiram investir em um ateliê físico próprio. O negócio seguiu em alta durante bons anos.

Primeiros obstáculos

Tudo ia muito bem até a chegada da pandemia, em 2020, que obrigou a família a mudar as estratégias de funcionamento da confeitaria.

As políticas de isolamento obrigaram comércios a fecharem e organizadores a cancelarem eventos, incluindo festas de casamento. Com isso, o dia a dia na Vera Mendes Joias de Açúcar foi muito impactado.

O atendimento ao público de forma presencial ficou inviável. Então, Laisa e Vera tiveram que adaptar o negócio para um sistema de delivery e focar em fazer doces para ocasiões pequenas, como celebrações caseiras para poucas pessoas.

Não demorou muito para elas perceberem a necessidade de transformar o negócio por completo e entrar para o mundo digital para conseguirem se organizar de maneira mais eficiente.

Além de fazerem adaptações no cardápio, substituindo os doces tradicionais de casamento por tortas, brigadeiros e biscoitos, Laisa e Vera iniciaram uma operação para começar a receber pedidos por WhatsApp.

Os clientes logo se acostumaram com a novidade, mas o processo ainda era muito mecânico para Laisa. “Eu tinha que anotar tudo na mão, num bloco de notas ou no Google Agenda”, conta ela.

Outro problema era o gasto com funcionários, já que a situação financeira não estava fácil. “Não tivemos lucro nessa época. Os insumos aumentaram e a gente não podia repassar [o valor] para os clientes”, explica Laisa.

O que ela precisava mesmo era de um sistema no qual o cliente fizesse o próprio pedido e o pagamento. O objetivo era "eliminar um pouco de mão de obra, pois o custo precisava diminuir e o lucro, aumentar".

Essa situação toda afetava o andamento do negócio, que começou a se complicar com a organização e a gastar mais tempo do que o necessário para realizar as tarefas simples do dia a dia, como a gestão de pedidos e o controle de pagamento de clientes.

Um dia, enquanto assistia vídeos no YouTube, Laisa viu um anúncio do app Kyte e decidiu virar a chave para resolver todas as questões de uma vez por todas. “Vamos usar [o aplicativo], precisamos melhorar”, disse ela na ocasião.

Como o Kyte ajudou a Vera Mendes Joias de Açúcar

As donas da Vera Mendes Joias de Açúcar já tinham experimentado outro aplicativo de pedidos antes, mas ele acabou prejudicando algumas frentes administrativas por não ter funções como controle de estoque.

“A outra ferramenta de pedidos que a gente usava não fazia esse controle e acabava atrapalhando, porque depois tinha que falar para o cliente ‘não tenho mais’”, explica Laisa.

Com o Kyte, isso não acontece mais. Elas se planejam para fabricar uma certa quantidade de cada produto, e só depois fazem a divulgação para o público. Então, quando algum item acaba, o Kyte apenas deixa de exibi-lo, não sendo necessário avisar cliente por cliente.

E essa é apenas uma das opções, pois o comerciante pode ajustar no sistema como prefere lidar com produtos sem estoque: não exibir no catálogo online, exibir como indisponível ou exibir normalmente.

Depois de usarem o Kyte, a gestão de pedidos e de pagamentos na confeitaria ficou mais fácil. O aplicativo avisa sempre que alguém confirma uma compra e todas as informações ficam armazenadas no celular ou tablet. Ou seja, não é preciso anotar em bloquinhos ou cadernos – é tudo digital.

A integração com o WhatsApp também auxilia comerciantes como Vera e Laisa. Isso porque os clientes podem fazer os pedidos direto pelo catálogo do Kyte ou clicar no botão “Pedir no WhatsApp” e finalizar o atendimento pelo próprio app de mensagens.

Assim, os consumidores têm muito mais autonomia para realizar as compras e ainda podem concluir o pagamento na plataforma, usando cartão de crédito e débito e carteiras digitais.

Outro recurso que facilita muito a rotina da Vera Mendes Joias de Açúcar é a conexão com a impressora via Bluetooth. “Eu gostei muito porque o Kyte já conecta com a impressora para sair as comandas”, diz Laisa.

O app também é um sistema de pedidos de comida online e possui integração com as redes sociais para você receber os pedidos direto por lá. Ele ainda permite instalar o Pixel do Facebook no seu catálogo para conhecer melhor o comportamento de seus clientes.

“O Kyte me ajudou muito, ainda mais depois que vocês me auxiliaram com as integrações. Eu tentava configurar sozinha e sempre dava erro”, conta Laisa ao destacar o trabalho da equipe de atendimento do Kyte.

“Sempre que eu mando mensagem, eles me respondem.”