Como controlar suas despesas comerciais

Por que controlar suas despesas comerciais?

De acordo com uma análise de 101 startups feita pelo CBInsights, os três principais motivos pelos quais as pequenas empresas fecham são:

1. Não há necessidade no mercado para seus serviços ou produtos (42%);
2. Ficam sem dinheiro (29%);
3. Equipe errada para administrar o negócio (23%)

Mesmo tendo uma pesquisa de mercado de qualidade e um excelente recrutamento, manter um controle constante em suas despesas é essencial para um negócio saudável. Mas no mercado competitivo e exigente de hoje, não há tempo suficiente para aprimorar as habilidades de contabilidade e do Excel. Planilhas personalizadas e aplicativos de controle de despesas podem ajudar no processamento dos valores mas quais valores devem ser acompanhados?

Quais são as despesas comerciais?

Despesa é tudo o que gera custos para o seu negócio, sejam eles antecipados ou não. Para organizar melhor suas despesas, faça uma lista de tudo o que você precisa pagar e divida-as em categorias abaixo:

Diferentes tipos de despesas comerciais

Despesas diretas

Estas são as cujo o valor é pago diretamente, elas podem ser o investimento em estoque disponível, custos de matérias-primas, despesas com funcionários, aluguel, gastos estruturais e transporte. As despesas diretas tendem a ser repetidas e parte da rotina da sua empresa.

Despesas indiretas

Elas tendem a mudar de acordo com a época do ano ou situações específicas e não são tão fáceis de prever pois dependem do funcionamento e gerenciamento de seu negócio. Despesas gerais, depreciação e custos de marketing são alguns exemplos.

Depreciação

Esse é um custo importante que geralmente passa despercebido e precisa ser levado em consideração, principalmente em empresas com grande rotatividade. Despesas com reparos ou substituições de computadores, móveis, imóveis e equipamentos são essenciais para se ter uma idéia do quanto está sendo investido para manter o negócio funcionando corretamente.

Impostos

Tudo o que é posse, comprado e vendido gera juros e impostos. Como eles estão diretamente registrados na Receita Federal, um bom contador pode ajudar com os procedimentos adequados para apresentá-los, pagá-los e recebê-los.

Como controlar suas despesas comerciais?

Vamos simplificar! Sua empresa deve ter uma renda crescente e despesas decrescentes. Seus gastos devem ser verificados diariamente para garantir que não haja erros ou transações ausentes e gerenciados mensalmente para obter uma visão mais ampla dos altos e baixos do seu histórico financeiro. Para entender melhor como manter esse controle, preparamos uma planilha personalizada.

[DOWNLOAD GRATUITO] Planilha de despesas comerciais

Seja sua empresa uma loja física ou um e-commerce, um controle de caixa diário sempre será útil. Se você tiver uma caixa registradora ou caixas físicos, controlar a quantidade de notas e moedas ajudará com a falta de troco. Portanto, inicie o seu turno contando o valor na gaveta e adicionando-o à coluna Quantidade Inicial.

A sangria de dinheiro pode manter o sua gaveta com o mínimo necessário, mantendo seus lucros seguros em caso de roubo externo ou interno. Sempre que o dinheiro for retirado da gaveta acompanhe o processo, anotando a quantidade, o horário e a pessoa que fez a retirada. Depois que o turno terminar e sua loja estiver fechada para o dia, verifique o valor na sua gaveta e adicione-o à coluna Quantidade Final na planilha. Além disso, acompanhe os pagamentos feitos com cartões, seja manualmente ou usando os recibos impressos pela máquina.

Depois de registrar todas as informações do dia, é hora de verificar se nenhum valor está faltando ou deu errado. Com o saldo diário em mãos e todos os depósitos contabilizados, separe suas vendas por métodos de pagamento. Compare a quantia vendida com a quantia recebida e, se eles corresponderem, seu trabalho estará concluído! Se eles não corresponderem, volte para seus recibos e registros para descobrir o que deu errado.

Se você tiver uma conta no Kyte, a planilha terá uma terceira etapa de verificação, na qual você poderá confirmar se o que vendeu naquele dia foi registrado corretamente no sistema. Para obter os dados necessários, clique em Estatísticas e selecione Método de Pagamento.

Na parte inferior da primeira guia da planilha, você encontrará o campo Quebra de Caixa. Este sempre deve ser zero, caso o valor seja diferente, significa que algum dado foi inserido incorretamente e talvez algo não tenha sido registrado ou adicionado duas vezes. 

Entendendo renda, receita e lucro

O controle de sua receita é bastante simples mas lembre-se sempre de que o dinheiro registrado em suas vendas pode não estar disponível para você imediatamente. Na segunda guia da planilha Fluxo de Caixa Semanal, você encontrará um local para levar em conta as prestações, os créditos e os clientes que estão devendo no fiado. Para ter uma idéia mais concreta de sua renda para a semana, some o valor coletado na guia Lançamentos Diários daquela semana e adicione-o à coluna Receita. Registre o valor ainda não pago na coluna A Receber e verá o valor real de sua renda na semana em questão.

Sua renda será afetada diretamente por suas despesas portanto elas devem ser registradas em detalhes, independente de serem únicas, repetidas, quantias pequenas ou despesas compartilhadas. Adicione quantos itens precisar à lista e mantenha sempre os recibos para verificação. No final da guia, há um campo de porcentagem que mostra o valor da receita que está sendo usada para pagar as despesas. Use esses dados para encontrar maneiras de diminuir esse percentual.

A melhor maneira de fazer melhorias em seus negócios é ter uma visão completa de como ele está no presente. Essa é a função da última guia da planilha, Fluxo de Caixa Mensal, que mostra em detalhes o equilíbrio entre a entrada e saída de valores em seu negócio. Para que planos futuros de crescimento sejam feitos com base em sua situação financeira atual.